Nie każde pytanie związane z podatkami dotyczy stosowania przepisów. Gdy nie możesz otworzyć dokumentu lub przejść dalej w elektronicznym formularzu, potrzebujesz opisać działanie usługi. Gdy pytasz o widoczny na koncie zwrot lub rozliczenie, chodzi o informację dotyczącą sprawy podatkowej. Zacznij od zapisania, która z tych trudności występuje, zamiast wysyłać ogólne zgłoszenie „problem z podatkiem”.
Strona infolinii KAS rozdziela rachunkowość, upomnienia i egzekucję od ogólnej informacji podatkowej i celnej. Dla pierwszego zakresu wskazuje wybór 1; dla drugiego wybór 2. Indywidualna informacja podatkowa jest dostępna po uwierzytelnieniu telePIN-em. Podanie nazwy e-usługi nie oznacza jeszcze, że pytanie jest techniczne: prośba o wyjaśnienie własnego rozliczenia pozostaje innym problemem niż niedziałający przycisk.
Dla błędu serwisu wybierz pomoc zgodną z nazwą narzędzia. Oficjalna strona „Napisz do nas” podaje osobno info.eurzad@mf.gov.pl dla eUrzędu Skarbowego oraz info.epit@mf.gov.pl dla usługi Twój e-PIT. Wymienia też odrębne wsparcie innych systemów. Przed zgłoszeniem sprawdź odpowiednią sekcję strony; nie zakładaj, że jeden adres przyjmie wszystkie problemy elektronicznych usług podatkowych.
W instrukcji pomocy dla eUrzędu i Twojego e-PIT wskazano dane kontaktowe i identyfikacyjne, numer referencyjny lub numer dokumentu, jeśli został nadany, a także system operacyjny, przeglądarkę, metodę logowania i czas wystąpienia błędu. Można dołączyć zrzut pokazujący komunikat. Podaj informacje wymagane dla wybranej usługi. Nazwa metody logowania opisuje sposób dostępu; hasło ani kod jednorazowy nie są opisem usterki i nie powinny znaleźć się w wiadomości.
Ułóż techniczną część zgłoszenia w kolejności zdarzeń. Redakcyjny przykład: „W eUrzędzie Skarbowym otwieram listę dokumentów, wybieram dokument i pojawia się komunikat błędu. Problem wystąpił około wskazanej godziny. Logowanie zakończyło się poprawnie, a błąd pojawia się dopiero przy otwieraniu dokumentu”. Uzupełnij opis prawdziwą treścią komunikatu i środowiskiem. Nie wpisuj przykładowych danych jako własnych ani nie zgaduj numeru, którego system nie nadał.
Przed wysłaniem przejrzyj załączniki. Zrzut powinien pokazywać istotny błąd bez niezwiązanych dokumentów innych osób, kodów dostępu i zbędnych danych. Jeśli masz równocześnie pytanie o rozliczenie, zapisz je jako osobny punkt i wybierz właściwy zakres kontaktu. Dzięki temu odpowiedź o działaniu strony nie zostanie pomylona z wyjaśnieniem konta podatkowego. Zachowaj kopię zgłoszenia i dalszą odpowiedź; sama naprawa błędu technicznego nie wyjaśnia jeszcze merytorycznych wątpliwości.